如何將erp系統(tǒng)科學(xué)、嚴密的規(guī)范管理 | 紫日軟件

ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員、計算機硬件系統(tǒng)、核算軟件及各類會計信息組成的一個有機整體，為保證已建立的ERP系統(tǒng)的安全、可靠、正常、穩(wěn)定的運行，而且在運行過程中不斷提高運行效率,增強信息系統(tǒng)的運行效果，有必要對系統(tǒng)進行科學(xué)、嚴密的規(guī)范管理。

1、ERP系統(tǒng)上機運行的規(guī)定

(1) 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準的有關(guān)人員，有權(quán)上機操作運行系統(tǒng)，非指定人員不能上機運行系統(tǒng)。

(2).上機人員必須按照各自的操作權(quán)限進入,不得越權(quán),為防止此類情況的發(fā)生，上機人 員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)，并及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生。

(3)不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入。

(4)對各自應(yīng)用軟件的使用，必須建立自己的子目錄存入，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負后果。

2、ERP系統(tǒng)操作規(guī)定

(1)每個員工在完成一項與ERP系統(tǒng)相關(guān)的工作后，必須在+五分鐘內(nèi)按管理系統(tǒng)規(guī)定準確錄入相關(guān)信息。如遇特殊情況，不能按時錄入，須上報直接上級主管,并由直接上級主管安排其他人員代為錄入。

(2)對于當(dāng)天未能完成的工作，須按實際完成情況錄入系統(tǒng)或按系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定進行處理。

3、ERP系統(tǒng)信息錄入的監(jiān)督

(1)各部門主管要嚴格監(jiān)督下屬員工的信息錄入工作,發(fā)現(xiàn)未能按規(guī)定時間錄入者， 要立即予以糾正，并及時處理。

(2)系統(tǒng)管理員通過定期檢查和不定期抽查的方式監(jiān)督各部門的信息錄入工作，并將檢查結(jié)果反饋以便對相關(guān)部門和人員進行考核。

4、ERP系統(tǒng)信息查詢規(guī)定

(1)相關(guān)人員按照系統(tǒng)管理員規(guī)定的權(quán)限進行查詢。

(2)超過權(quán)限范圍的查詢，需經(jīng)部門主管同意報高層批準，然后由系統(tǒng)管理員分配權(quán)限進行查詢。

5. ERP系統(tǒng)信息保密規(guī)定

(1) ERP系統(tǒng)的用戶名和密碼是進入ERP系統(tǒng)的唯一憑證，員工要將其妥善收藏且不得隨意記錄在筆記本上和普通紙張上，以防其他人員偷窺。如因帳號和密碼被人盜用造成數(shù)據(jù)錯誤的,所造成的后果由本人承擔(dān)。

(2)員工不得將用戶名和密碼泄露給任何人，除直接領(lǐng)導(dǎo)或系統(tǒng)管理員要求外。

(3)員工按照規(guī)定權(quán)限進行操作，不得故意損壞文件記錄。

6. ERP系統(tǒng)信息錯誤處理規(guī)定

ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關(guān)聯(lián)性，ERP系統(tǒng)各崗位人員都同時是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確;

同時做好自2這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù),解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。所有人員如發(fā)現(xiàn)錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時糾正。

7、ERP操作人員離開崗位規(guī)定

ERP系統(tǒng)各崗位人員離開工作崗位時,必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊人數(shù),同時避免賬號被他人使用。如因此而造成數(shù)據(jù)錯誤，視為其本人失誤，并承擔(dān)一切后果。